Bevrijding van administratieve rompslomp
Zonder Casting42 had ik extra mensen moeten aannemenOns profielenbestand wordt steeds groter en diverser, maar we wilden minder tijd kwijt zijn aan het verwerken van gegevens.
Bezoek typies casting via typies.nl
"Lagere werkdruk, minder stress en geen extra krachten nodig"
Typies Casting on Casting42
Typies Casting cast al sinds de jaren tachtig acteurs, modellen en extra’s voor reclamespotjes, reclamefotografie, korte films, televisie en bedrijfsfilms.
‘Ons profielenbestand wordt steeds groter en diverser, maar we wilden minder tijd kwijt zijn aan het verwerken van gegevens,’ legt Head of Casting Joey Ploch uit. ‘Daarom zijn wij gaan werken met Casting42, een database waarin veel administratieve handelingen zijn geautomatiseerd. Zo kunnen wij doen waar we het beste in zijn: casten!´
Uitgelichte functies
Automatiseer uw workflow en bespaar tijd bij het opbouwen van een hoogwaardige talentendatabase. Een aantal van de favoriete features van Typies.nl :
Aanmelden talenten via inschrijfformulier website typies.nl
Aangepaste sedcards voor eigen stylingdoeleinden
Beschikbaarheid checker 2.0, om te controleren of talenten beschikbaar zijn
Creëren van professionele talentvoorstellen voor klanten
Auditieverzoeken om zelf-auditietapes te verzamelen en te delen
Werkdruk
Joey vertelt dat Typies eerder al gebruik maakte van een database, maar een groot nadeel daarvan was dat ze daarin alle inschrijvingen handmatig moesten invoeren.
‘Mensen e-mailden hun foto’s en gegevens en vervolgens waren wij bezig met het uploaden van de foto’s en het overtypen van de gegevens. De profielen bleven bovendien aandacht vragen, omdat er om de zoveel tijd nieuwe foto’s en gegevens werden gemaild. Je kunt je voorstellen dat dit allemaal veel tijd kostte. Zelf was ik er een groot deel van mijn uren aan kwijt, waardoor de werkdruk erg hoog werd. Als we niet met een geautomatiseerd systeem als Casting42 waren gaan werken had ik echt extra mensen moeten aannemen.’
Inschrijvingen direct in het systeem
‘Sinds begin dit jaar gebruiken wij Casting42 en ik ben er heel blij mee. Als talenten zich inschrijven via het formulier op onze website komen hun gegevens automatisch in onze database. In het dashboard kan ik zien hoeveel nieuwe mensen zich hebben ingeschreven, waarna ik de nieuwe profielen kan beoordelen.
Bepaalde gegevens zijn verplicht om in te vullen, zoals leeftijd, lengte en kledingmaat, maar er je kunt ook veel extra informatie invullen, zoals of je een bepaalde taal spreekt, bepaalde vaardigheden hebt of piercings of tatoeages bezit. Ik vind het fijn om alle profielen te hebben gezien, zodat niemand aan me voorbij gaat.
Het grote verschil is dat ik zeker een dag per week minder kwijt ben aan het verwerken van nieuwe profielen, doordat ik niet meer al die gegevens in het systeem hoef te kloppen. Het is een bevrijding: de werkdruk is lager, ik heb minder stress, én we hebben geen extra administratieve kracht nodig. En dat terwijl het alleen maar drukker is geworden.´
"Ik kan Casting42 altijd bellen, het is soms net alsof ze hier een kamer verderop zitten"
Automatisering updaten profielen
‘Wat hierbij ook helpt is dat talenten bepaalde informatie in hun profielen zelf kunnen aanpassen. Dat kunnen ze op eigen initiatief doen, maar ik kan ook met een klik op de knop vanuit Casting42 een mail sturen met de vraag of iemand zijn profiel wil updaten en nieuwe foto’s wil uploaden. Dat kan ik naar een groep mensen tegelijk sturen.
Een dag later is dan alles geregeld. Ik check wel nog altijd even of de nieuwe informatie klopt, want het is voor een casting essentieel dat alle informatie klopt, zodat bijvoorbeeld de kleren passen. Maar ik hoef in ieder geval niet meer zoals voorheen iedereen een voor een te vragen om updates en hun foto’s te nummeren en te uploaden. Zo kan ik me focussen op mijn kerntaak: casten.’
Professioneel casten
‘Ik werk al lang in dit vak en ben vrij veeleisend, maar de basis van Casting42 is heel goed en uitgebreid, veel beter dan wat ik hiervoor had. Casten is complexer dan je in eerste instantie zou denken: het is een creatief proces met verschillende stappen. Gelukkig is daar rekening mee gehouden in de opbouw van het systeem.
Als ik bijvoorbeeld zoek op ‘mannen tussen de dertig en veertig jaar oud’ kan ik twintig profielen selecteren. Maar vervolgens wil ik nog een selectie maken, want ik wil niet iedereen uitnodigen. Daarom is het in het systeem zo geregeld dat ik na de eerste selectie de twintig profielen kan verdelen in ‘uitnodigen’ of ‘misschien’, zodat ik weer een stap verder ben. Veel van dit soort aspecten zijn in het systeem verwerkt.’
Voordelen voor de klant
‘Ook voor onze opdrachtgevers heeft het systeem voordelen. Met een klik op de knop kan ik op basis van een profiel een sedcard aanmaken en doorsturen. Daarnaast kan ik gebruik maken van guest share: ik kan voor de opdrachtgever een eigen omgeving aanmaken in Casting42, waarin ik kan kiezen welke gegevens wel of niet te zien zijn.
Bijvoorbeeld niet de volledige naam of de contactgegevens, maar wel foto’s en relevante informatie over het uiterlijk en vaardigheden van iemand. Als een talent eenmaal geboekt is krijgt de producer wel de volledige gegevens. Via deze omgeving is er ook interactie mogelijk: een klant kan aangeven welke profielen goed bevallen, of vragen plaatsen bij bepaalde profielen.’
Samenwerking
‘De samenwerking met Casting42 bevalt heel goed,’ besluit Joey. ‘De medewerkers reageren snel en adequaat. Ik kan ze altijd bellen, het is soms net alsof ze hier een kamer verderop zitten. Dat is ook wel nodig, want als er iets in het systeem niet werkt hebben we er niks aan. Ik vind het ook mooi dat we elkaar kunnen helpen: ik ben geholpen met dit systeem, en zij krijgen directe feedback uit de castingpraktijk.
Wat ik ook goed vind is dat we het systeem telkens maar blijft verbeteren, alleen al dit jaar zijn er een hoop extra functies bijgekomen. We hebben nog wel een paar wensen, we zouden bijvoorbeeld meer editing opties willen voor de videofunctie. Talenten kunnen daarmee video’s uploaden die vervolgens in het systeem verschijnen, maar ik wil zelf in de hand hebben hoe we die video’s aan opdrachtgevers presenteren. Maar: Casting42 is altijd bereid om mee te denken, dus dat komt vast nog wel!’